全促會與在地社大的協力關係:從社大全國研討會說起
劉孟佳/社區大學全國促進會南辦主任
從執行的我到協作的我談起
自2005年踏進社區大學[1]至2012年一直從事第一線社區大學的工作,途中2013年曾經因為結婚生子轉換了跑道,但是還是與社區大學工作只是從執行者轉換為協作者,迄今至全促會。
在社區大學,每天會碰到就是「人」、一推瑣碎的行政工作以及處理一推疑難雜症。聽起來像是提供學習的服務業,但是因為與人工作,所以組織與社群學習又顯得特別重要與明顯。記得在社大從新手變成老鳥的階段[2],期間經歷了遵循期(1年)、衝撞期(2-3年)到理解期(4年以上)。一旦成為老鳥,每隔1-2年需要重新帶新人以及轉換工作職稱就變成家常便飯,因此,被培力與內外部社群的支持就變成相當重要,因此選擇了研究所進修與加入全促會辦理的跨社大工作人員社群聚會,希望從外部學習提供養份,當然有一部分是為了短暫逃開繁瑣的行政屆此外出透氣。說到這,一定很多人會問我怎麼會在社大工作這麼久?
走過這幾年,如何在報名作業、電話小姐、評鑑工作、大大小小的會議、以及外出陪伴社團參訪等等工作裡,提取出有趣的事情?那就是持續在社大工作的吸引力;那就是與人建立的網絡關係與彼此在社會上推動的一些小小的事。這樣的意象,對於許多社大新進同仁甚難想像也難理解,但是我走過來了還堅持在這,只因為看見許多人在不同的領域裡用自己小小了力量慢慢推動大大的事。
老實說,社大第一線工作者真得被行政壓到苦不堪言,唯有心中有股推動善的力量以及團隊支持才能支撐持續工作的動能。我就是在那個時代的團隊裡被養成的社大工作者(社大人),因此我到現在還非常感謝過去忍受、歷練與陪伴我的社大師生、主管與組織夥伴們。
從上述的社大執行者歷程,希望不要嚇跑許多新進的社大工作者。因為結婚生子轉換跑道來到全促會工作,從第一線執行者變成第二線協作者,不瞞大家,這是一個多麼煎熬的「練心」歲月,因為過去好多與人的對話與共同工作減少了很多,得自己忍受寂靜的辦公室,以及電話少之又少的工作場域。捫心自問,這不是我在社大巴不得希望提供安靜空間書寫企劃案的狀態嗎?經過半年的自問自答,理出專案管理以及與社大人的協作關係,唯有自己創造空間與關係,才能回到與人工作的模式;但與過去唯一不同的事,一種是人自己來的,一種是自己經營的。
在全促會專案工作裡,我的觀察是其協作關系除了社大還有公部門,其角色類似社大主管在營運社大除了對內有校務、師生社群經營對外還有公部門要協作。而社區大學是個很多人的在地網絡社群,而全促會專案則是一個多元議題網絡社群。因為經歷執行者因此對於協作的社大的關係,除了委託承辦關係也多了同理社大的時間期程、生活作息、組織生態以及可能的想法等等進行工作評估、對話與協作。
在協作的定義裡,協作是指在目標實施過程中,成員或部門與部門之間、個人與個人之間的協調與配合[3]。協作內容包含資源、技術、配合與信息協作,其說明如下:
1、資源協作
實現目標需要一定的資源,包括人力、財力、物力等方面。但在目標實施過程中,往往會出現某一部門資源不足的情況,如人力不足,或設備不足等。這就需要其他部門從全局觀念出發,給予必要的支援,互通有無,互相幫助,為著實現共同的目標開展協作。
2、技術協作
技術協作既包括技術部門為其他部門提供未實現目標所必需的技術資料、技術知識、工藝方法等,也包括部門與部門之間、個人與個人之間進行的技術交流等。
3、配合協作
一個部門(或個人)目標的實現,總是與其他部門(或個人)的工作有著一定的聯繫。這種聯繫也就產生了在實現目標過程中互相配合的問題。
4、信息協作
信息協作實質是使目標過程中,部門與部門之間、個人與個人之間及時的信息交流、情報傳遞。及時的掌握信息,才能制定正確的決策,進行有效的實施控制,這是實現目標的重要保證。
以上的協作內容,在這次的社區大學全國研討會的專案執行經驗裡,我期許自己落實協作關係,希望去除2009年擔任第十一屆社大全國研討會執行者之一的小螺絲釘對於協作單位的認知,與社大建立實質的協作模式與關係。
在全促會1年多的工作裡,專案管理、跨辦公室協作與跨組織合作都是嶄新的工作模式,有種從綿密的行政工作跳脫至整合、分析、連結、經營等多重角色,跳脫舊有的工作模式展開與合作對象新的協作關係。
以「社大研討會專案」談全促會與在地社大的協力關係
第一屆社區大學全國研討會於88年3月7日在新竹舉行,主題是「落實高教於地方—迎接社區大學的新時代」,由教育部、新竹市政府、新竹市青草湖社區大學、時報文教基金會、全國社區大學籌備會共同主辦。之後88年9月19日「社區大學全國促進會」才成立,由國立政治大學顧忠華教授擔任第一屆理事長,李遠哲院長擔任名譽理事長,台大黃武雄教授擔任常務監事,全促會是一個跨校的組織,負責整合全國各社區大學、處理各社區大學共同的問題,建立社區大學對社會遊說宣傳的窗口。自88年辦理第一屆社大全國研討會迄今,研討會的辦理模式大部分全促會與地方政府為「主辦單位」,而地方社大為「承辦單位」,在分工上,許多研討會的現場行政事務與工作人力動員與配置幾乎由地方社大承攬,而全促會主要扮演著中央與地方政府對口與邀請、政策論壇擬定規劃、主抓大會核心主軸與召集籌備會議等等工作。兩者間的合作與分工尤如燈泡需要有電才能發亮,缺一不可。
在筆者還在擔任第一線社大工作人員時,參與過至少五次以上的社區大學全國研討會,每次的感受都不盡相同,但相同的事在地社大的熱情招待與全心提供服務對我印象非常深刻,這就是社大人的熱情,讓來到我家有賓至如歸感,當然也把握機會行銷自己(社大特色)最好機會嚕!
在去年上半年,已獲知第十八屆社大全國研討會在屏東,因此在全促會的組織分工則由臺南辦公室主責。在第十七屆社大全國研討會前夕,由全促會理事長、常務理事與秘書長領隊,與屏北與屏南社大夥伴共同拜會屏東縣政府潘孟安縣長,主軸目標邀請屏東縣政府共同主辦第十八屆社大研討會,很順利的縣長一口答應,老實說拜會30分,但是先期的運作資料準備與地方人士的多方安排與協助則是花了好幾百的小時呢!在幾年的辦理經驗下來,全促會也建構研討會對內與對外的工作方法與(SOP)標準作業流程。
第十八屆社大全國研討會籌備期長達一年,不知道的伙伴大家可能覺得很不可思議對吧!但是這一年的籌備真的走的很踏實、很組織、很協作、很補位、以及有驚無險,但真的是練兵的好專案,而且這個兵也沒有死在沙灘上,而是練就了更強大的膽量與徹底了解地方上各組織間的網絡關係,多麼好的組織工作呀!這歷練應該說許多該碰到的事情都碰到了,還製造了六多:第一多,社區見學額滿最多(6條路線額滿);第二多,分組論壇議事最多場共達(13場);第三多,屏東縣終身學習相關單位出席全數出席;第四多,兩間屏東在地社大機動性最多;第五多,獲得國立大學支援最多;第六多,媒體關注力與報導最多。以及一個小插曲,「大龍泉反工業設置自救會」認同社區大學在公民社會的影響力以及支持農地農用的議題,連結幾個屏東自救會社群來到現場發聲與聯署,大會仍圓滿成功,但是在前置中資訊爆炸、各方表態與攻防的過程中柔暖的「喬」以及理解傾聽確立彼此站立的位置,還有各方好友臨門一腳來支援都是讓活動圓滿的很大助力。
這次研討會共計拜會2次屏東縣政府、1次屏東大學、1次跨局處會議、1場記者會與召開15場籌備會議。期間,成立第十八屆社大全國研討會line籌備工作小組共達38人,有全促會、屏北社大、屏南社大、屏東大學社發系、屏東在的團體與縣府同仁等。其中,古源光校長[4]的支持與屏東大學社發系師生全體動員更時常扮演中繼救援投手與後援部隊,這是很可貴的正規與非正規的產學合作模式。在本次工作分工上,分成大會籌備委員、大會秘書處、大會議事組、場地設備組、膳食住宿組、交通引導接待組、文宣媒體公關組、文件展組、大會節目組、社區見學組、市集組與志工團。
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主責單位 |
分責單位 |
大會籌備委員 |
全促會 |
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大會秘書處 |
全促會 |
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大會議事組 |
屏北社大 |
全促會、社發系 |
場地設備組 |
屏北社大 |
社發系 |
膳食住宿組 |
屏北社大 |
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文宣媒體公關組 |
屏北社大 |
全促會、教育處 |
文件展組 |
屏北社大 |
各策展單位 |
大會與市集節目組 |
屏北社大 |
屏南社大 |
社區見學組 |
屏南社大 |
屏北社大 |
市集組 |
教育處 |
屏北社大、屏南社大等 |
志工團 |
屏北社大 |
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從上述的籌備次數、工作成員到分組,可預見這是一場長期組織協作的工作,但也是十年[5]才一次邀請全國社大與公民朋友蒞臨屏東盛會呀,因此屏北與屏南社大的工作夥伴與志工們不辭辛勞全力以赴。話說到屏北社大的志工團,應該是筆者這幾年看過最系統化的社團,大型研討會只需要說明清楚工作內容指導老師、歷屆志工幹部就可以快速的組織後分責處理,甚至志工工作手冊都是自己規劃排版與印刷成冊,深感敬佩,這組織力的帶領非常值得全國志工社團進行交流。
在這次的研討會的籌備過程中,除了六多外,還有一「好」,就是好事多磨。不斷考驗著我們的協作智慧但也感謝四方好友來幫忙;從一開始場地的不確定性、在地社大人事異動、文件展的規模、地方議題的尋求聲援與在地組織的磨合等。在研討會的協作模式中,「資源上」有中央與地方政府的人力、財力、物力等多方資源挹注;「技術上」有著全促會經歷十七年的研討會SOP操作時間表;在「配合上」有縝密的分工模式與時間期程;在「信息上」考驗組織間協作間的信任機制與共享成事的要項。如上協作看似一切完美,但是回到組織間的工作模式與方法,就會是彼此另一項的功課與共事的修練過程。
過去自己在身為研討會執行者的角色裡,老實說我也曾經累得半死還看到全促會的員工來到現場巡視指導,甚感不舒服。幾年後,轉換跑道來到全促會較能理解第二線與第一線的關係與角色扮演,例如從中央的組織到地方有其各司其職的工作,教育部幾乎不會直接與在的社大工作,會透過全促會或縣市政府分層處理。因此,在這次的執行經驗,若將研討會當成一艘停在運河邊的龍舟,全促會如龍船上的掌舵者,而地社大與合作組織則是無數的船員依據掌舵者口令通力合作讓龍舟啟動與往前行駛達到目的地。
身兼過去的執行者到現在的協作者的角色轉換,更能體認用什麼樣的角色與在地社大工作;尤其在籌備期的共識、分工到執行上,全促會除了分工的職責外,有關各分組的補位、協調與急應變是協作的一環,以及體貼大量工作分責於在地社大的辛勞更是感謝。
老實說,完成第十八屆社大全國研討會,更理解每個社大的運作模式以及組織結構,是個身心力行的組織協作專案工作,也建立了從我到我們的革命情感,當然感謝之情就留待慶功宴嚕!